Электронный документооборот: его особенности и преимущества в судопроизводстве

Принятие ФЗ от 27.07.2010 № 228-ФЗ закрепила в АПК возможность использовать электронный документооборот (ЭД) в арбитражном производстве. Использование ЭД призвано уменьшить оборот бумажной документации, упростить процедуру подачи заявления и снизить расходы на почтовые отправления в судопроизводстве. Но так ли все гладко на самом деле?

Преимущества и недостатки ЭД в деятельности судов

Хотя процесс электронного документооборота по-прежнему остается новым для российских судов, он имеет очевидные преимущества:

  1. Скорость подачи документа. С использованием специализированных сервисов («Мой арбитр», личный кабинет на сайте ВС и т.д.) документы подаются без задержек, возникающих при пересылке.
  2. Централизованное хранение документации.
  3. Минимизация расходов и отсутствие риска утери документа при пересылке.
  4. Отслеживания движения документа при помощи специализированных сервисов, получая информацию в режиме реального времени.

К сожалению, недостатки присутствуют везде. Не обошлось без них и в электронном документообороте:

  1. Трудности при подаче большого объема документов. Например, при подаче 15-20 бумажных страниц они сначала переводятся в электронный формат PDF. Ограниченный объем файла (не выше 30 Мб) создает дополнительные трудности при подаче большого объема документации.
  2. При рассмотрении дела в порядке упрощенного производства в «электронном» деле не может участвовать третье лицо, так как с его вступлением, дело будет переведено на общие правила искового производства.
  3. Техническое оснащение. Не все суды оснащены соответствующим оборудованием для работы с электронными документами. При отсутствии материально-технической базы подача иска, ходатайства или иного заявления в такой суд возможна только в бумажной форме.
  4. Затруднена процедура выдачи исполнительного листа, составленного в электронном виде.

Документ или образ – в чем разница?

Существует два типа электронных документов, подаваемых в суд: электронный документ и образ электронного документа. Это два разных типа, поэтому, если вы впервые столкнулись с документооборотом в электронном виде – стоит ознакомиться с их различиями.

Электронным образом считается отсканированная копия бумажного документа, которую заверили простой или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Требования к образу документа:

  • Отсканированная версия предоставляется в масштабе 1:1, выполняется в ч/б варианте или сером цвете. В цветном варианте скан предоставляется, если в нем содержатся цветные иллюстрации или текстовые фрагменты, имеющие значение для рассмотрения дела.
  • Должны присутствовать признаки подлинности: печать, подпись заявителя либо контрагента в договоре и т.д. На каждое вложение делается отдельный скан. Название файла прописывается с возможностью быстрой его идентификации: например, «Договор купли-продажи от 12.02.2013. 4 листа»
  • Размер электронного документа – не выше 30 Мб, сам документ подается в PDF с отсутствием защиты от копирования и печати. Файл PDF не должен содержать мультимедийных фрагментов или элементов на языке программирования.

Электронный документ – тип документа, изначально созданный в электронной форме без бумажного «аналога». Также подписывается с использованием КЭП. Помимо требований, аналогичных требованиям к электронному образу, к электронному документу «прилагаются» дополнительные условия:

  • Файлы, прилагающиеся к обращению, предоставляются в формате, в котором документы подписаны электронной подписью.
  • КЭП предоставляется в отдельном файле. Если документ подписывается несколькими участниками, на каждого пользователя КЭП оформляется отдельным файлом.

«Путь» подачи электронного документа в арбитражном процессе

Процесс подачи электронных документов в арбитражном судопроизводстве делится на четыре этапа:

  • В личном кабинете системы «Мой арбитр» выбирается вид обращения и арбитражный суд, куда направляются документы.
  • После выбора суда заполняется графа с процессуальным положением лица: истец, ответчик и т.д. Также заполняется раздел с данными физлица либо организации.
  • К заполненной форме прикрепляются электронные документы и приложения.
  • Завершающим этапом станет получение в личный кабинет и на почту уведомления о поступлении документов в информационную базу. В уведомлении указывается дата и время поступления, в дальнейшем эти данные пригодятся для контроля процессуальных сроков. После отправки документов работники суда проверят соответствие представленных материалов и вышлют пользователю еще одно уведомление о том, приняты документы к производству либо нет.

Дальнейшее движение отслеживается в личном кабинете сервиса «Мой арбитр». Также предлагаем к просмотру полезный вебинар от XSUD на тему «Электронный документооборот в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов», в котором данная тема раскрывается более детально. Видео доступно по ссылке.  Скачать презентацию вебинара можно здесь.

Если дело направлено на повторное рассмотрение, ушло в апелляцию или кассацию и т.д., для юриста целесообразнее использовать XSUD – сервис, позволяющий объединить дела, находящиеся в производстве, в единую картотеку и загружать актуальную информацию из системы Kad.arbitr в любой момент. Объединение дел в единую картотеку сокращает временные затраты на ведение каждого дела, позволяя одновременно контролировать несколько процессов.

Начать работу в XSUD

Была ли полезна статья?
Заказать презентацию
Напишите нам
Заявка на обучение