Юридический тайм-менеджмент: как эффективно все успеть?

К сожалению, в сутках всего 24 часа, в которые «укладываются» рабочие вопросы, личные дела и т.д. Чтобы избежать проблем с дедлайнами и увеличить продуктивность рабочего времени, существует система тайм-менеджмента. Однако, «юридический» тайм-менеджмент только набирает обороты на российском рынке, вызывая у многих юристов недоумение и массу вопросов. В этой статье мы расскажем об особенностях тайм-менеджмента для юристов и важности учета времени в юридической работе.  

Что такое «юридический» тайм-менеджмент?

По данным компании Clio, собравшей статистику у 60 000 респондентов, более 2/3 опрошенных юристов говорят, что им не хватает рабочего времени, а 28% юристов честно признались – с соблюдением дедлайна и организацией тайм-менеджмента у них проблемы.  

Эти цифры показывают важность тайм-менеджмента в юридической работе, ведь от грамотно распределяемого времени напрямую зависит количество рассмотренных дел и качество юридических услуг.

Тайм-менеджмент – технология, позволяющая организовать и контролировать время с целью повышения эффективности его использования. Использование тайм-менеджмента в юридической работе позволяет грамотно распределять ресурсы, уделяя должное внимание как приоритетным делам, так и самообразованию.

Юридический «контроль над временем» включает: краткосрочное и долгосрочное планирование, анализ временных затрат, сочетание эффективных принципов управления временем, современные облачные сервисы для контроля входящей и исходящей документации и т.д.

Особенности организации тайм-менеджмента юриста.

Главное бедствие юриста – «хронофаги» – отвлекающие объекты, на которые тратится примерно две третьих рабочего времени. Основные юридические «хронофаги»:

• Отсутствие конкретных целей, расстановки приоритетов и планирования. Согласно исследованию компании Clio 25% опрошенных юристов жалуются на отвлечение на сторонние задания 10 раз в течение рабочего дня. 
• Чрезмерное увлечение судебной практикой и новостями законодательства. Нередко практикующие юристы, обращаясь к одному источнику, увлекаются «интернет-серфингом»,  переходя по бесконечным ссылкам.
• Социальные сети, мессенджеры, неэффективные встречи и телефонные звонки без четкой цели.
• Внутренние страхи, мешающие четко определять цели и задачи. Например, страх ошибиться и потерять доверие руководства нередко вынуждает молодых юристов отказываться от выдвижения новых идей из-за боязни ошибиться.
• Избыточный контроль со стороны руководства компании и отсутствие делегирования полномочий. Это беда юристов-руководителей, которые в попытке контролировать каждого сотрудника, не успевают уделять время собственным делам и проектам.

Помимо «хронофагов» при организации тайм-менеджмета в юридической работе актуальным является еще и вопрос специализации юриста. Так, корпоративному юристу проще осуществлять планирование, а адвокату при составлении ежедневного расписания необходимо закладывать временной промежуток на форс-мажор: например, на внезапный перенос слушания.

Избавиться от «хронофагов» и сформировать расписание поможет программа XSUD. Благодаря интеграции с Google Календарем сервис обеспечивает доступ к расписанию с мобильных устройств на платформах iOS, Android или Windows, позволяя получать информацию в режиме онлайн.

XSUD синхронизирует данные, указанные в карточках, формируя календарь событий. При необходимости сервис будет отправлять уведомления о ближайших событиях на указанную электронную почту, что сводит к минимуму риск пропуска сроков.

Кроме систем автоматизации, при организации тайм-менеджмента стоит уделять внимание:

• Планированию. Целесообразно использовать два варианта планирования: краткосрочное и долгосрочное. Краткосрочный план составляется на один-два дня, долгосрочный – от 2-х недель до нескольких месяцев.
• Распределению времени. При составлении краткосрочного плана полезно будет «зарезервировать» 30% рабочего времени на непредвиденные ситуации. Особенно это важно для юристов, занимающихся одновременно судебной и договорной работой – в этом случае стоит иметь «в запасе» несрочные дела, которым можно уделить время в образовавшийся промежуток.
• Постановке вопросов и задач. Например, если предстоит встреча с клиентом – логичнее заранее сформировать список вопросов. Это поможет сэкономить личное время и время клиента.
• Контролю общения с коллегами. Используя для рабочей переписки социальные сети или мессенджеры важно не отвлекаться на обсуждение сторонних тем, не относящихся к рабочим моментам. В этом случае также поможет предварительный план беседы.

Принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

Хорошими помощниками в организации тайм-менеджмента станут общеизвестные приемы: принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

• Принцип Парето. Общее правило – 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% – 20% результатов. Применительно к юридической практике принцип Парето выглядит следующим образом: если в производстве одновременно находится дело на 100 000 и 5 дел на 5 000 – начинать логичнее с дела на 100 000, каким бы сложным оно не было.
• Матрица Эйзенхауэра. Общий принцип – ранжирование дел по важности и срочности. В юридической работе матрица Эйзенхауэра находит отражение в распределении дел исходя из их сроков. Например, при нахождении в производстве одновременно нескольких договоров с истекающими сроками, целесообразно начинать работу с договором, имеющим минимальный срок.

С учетом постоянно возрастающего объема информации, организация тайм-менеджмента в юридической работе –  неотъемлемая часть эффективной работы юриста, позволяющей избежать переработок и срыва дедлайнов. Помощником в «контроле над временем» станет сервис XSUD, автоматизирующий каталогизацию и ведение дел.

ПОПРОБОВАТЬ XSUD